Materi Akuntansi Hotel I

Berikut adalah materi Akuntansi Hotel I untuk kelas HO1

RUANG LINGKUP ACCOUNTING DEPARTMENT

A.     Seksi – seksi yang ada di Accounting Dept. dan Tugas masing – masing seksi

1.      Finance Manager

a.       Mengesahkan laporan keuangan ( Neraca, R/L= Rugi-Laba) untuk disetuju oleh General Manager, selanjutnya GM menyerahkan kepada Direktur

b.      Menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang

c.       Menyetujui permintaan barang dari Department ( Goods Request ) Dan pengeluaran barang dari Gudang ( Store Room Request )

d.      Memimpin seluruh SDM Accounting sesuai struktur organisasi

e.         Bertanggung jawab langsung kepada General Manager

2.      Accounting Supervisor

a.       Menbuat laporan keuangan ( Neraca, R/L ) untuk diashkan oleh Fin. Adm. Manager

b.      Mengawasi pekerjaan Accountant dan bawahannya

c.       Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

3.      Night Audit

a.       Miminta pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari

b.      Membuat summary revenue pada malam hari

c.       Menyerahkan summary berikut lampirannya ( Bills ) beserta uang pada keesokan hari kepada Accounting Back Office sesudah ditandatangani Chief Cashier

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

4.      Internal Auditor

a.       Memeriksa semua data akuntansi ( sesudah transaksi ) dari hulu ke hilir

b.      Bekerja sama atau membantu tugas Accounting supervisor untuk membuat laporan keuangan

c.       Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

5.      Cost Controller

a.       Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan keuangan sebelum terjadi transaksi

b.      Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk persetujuan Fin. Manager

c.       Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar

d.      Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Fin. Manager

e.       Membuat atau mengubah semua tarif product hotel sebelum dipublikasi

f.        Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

6.      Purchasing Supervisor

a.       Memriksa good request yang sudah disetujui  untuk dicarikan barang ke supplier

b.      Mengetahui semua harga – harga barang keeperluan hotel di pasar guna pembuatan Purchase Order

c.       Membuat summary purchase bulana untuk dilaporkan kepada Fin. Manager

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

7.      Store Room Supervisor

a.       Menjaga semua barang yang ada di gudang

b.      Mengatur alur keluar masuk barang di gudang

c.       Membuat summary bulanan ( Inventory ) barang untuk laporan kepada Fin. Manager

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

8.      Chief Cashier

a.       Memimpin semua outlet Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport & Recreation, Drugstore

b.      Bekerja sama dengan Night Audit

c.       Membuat summary harian dan bulanan untuk Fin. Manager

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

9.      Accountant

a.       Membantu pekerjaan Accounting Supervisor

b.      Memimpin pekerjaan bawahan :

City Ledger, Account Receivable, Account Payable, General Cashier, dan Book Keeper

c.       Menyusun laporan keuangan dengan Acct. Supervisor

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Acct. Supervisor

10.  City Ledger

a.       Memeriksa semua pendapatan credit untuk pembuatan Invoice kepada customer

b.      Menagih kepada customer ( pemakai jasa Hotel ) yang tidak membayar kontan atau kredit untuk diserahkan kepada General Cashier

c.       Membuat daftar piutang untuk Accountant

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

11.  Account Receivable

a.       Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit

b.      Membuat Summery Revenue

c.       Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang kontan kepada General Cashie

d.      Menyerahkan Bill credit kepada City Ledgeruntuk ditagih

e.       Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

12.  General Cashier

a.       Menyimpan uang kontan, buku – buku, check dan giro bilyet untuk pembayaran

b.      Mengerjakan buku – buku harian kas dan bank

c.       Menyimpan bukti – bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk diserahkan kepada Book keeper

d.      Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan

e.       Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

13.  Account Payable

a.       Mengerjakan PLDB ( Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian )

b.      Membuat summary bulanan pembelian

c.       Memproses uang pengeluaran Hotel

d.      Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir

e.       Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

14.  Book Keeper

a.       Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir

b.      Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

Kesimpulan

Dari seksi seksi yang ada bila dilihat dari tugas pokoknya masing-masing dapat dikelompokan menjadi tiga bagian :

1.     Bagian yang menangani atau mencatat penerimaan yaitu:

a.       Night Audit

b.      Internal Auditor

c.       Account Receivable

d.       Chief Cashier

e.       General Cashier

2.   Bagian yang menangani atau mencatat pengeluaran dan pengendalian biaya yaitu:

a.       Cost Controller

b.      Purchasing Supervisor

c.       Store Room Supervisor

d.      Account Payable

e.       General Cashier

1. Bagian yang memproses data akuntansi menjadi Laporan keuangan yaitu Book keeper

B.     Pengelompokan Tugas Masing – Masing seksi

Struktur ini digunakan oleh Hotel Berbintang dengan kemungkinan penempatan SDM pada semua seksi. Dalam struktur tersebut Finance, Adm. Manager membawahi 7 orang setingkat supervisor.

Sedangkan penggolongannya terdiri dari 5 macam yaitu :

Golongan I : Finance Manager

Golongan II            :Supervisor

Golongan III           : Leader

Golongan IV           : Senior

Golongan V            : Yunior

Penempatan SDM pada semua golongan tergantung dari frekuensi kerja yang ada. Bila frekuensi rendah, digunakan seefisien mungkin dengan penempatan karyawan satu fungsi merangkap tugas beberapa seksi.